Plantilla de control de asistencia para clases de pilates (Excel gratis)

Una plantilla de control de asistencia para clases es una hoja de cálculo donde apuntas quién reserva, quién viene y quién cancela tarde, y que descuenta sola las sesiones de cada bono. La que te dejamos aquí es gratuita, se abre en Excel o en Hojas de cálculo de Google y tiene cuatro pestañas (instrucciones, alumnas, clases y asistencia) con fórmulas para las sesiones restantes, el estado del bono y la ocupación de cada clase.

Descarga la plantilla de control de asistencia para clases

Aquí la tienes: descarga la plantilla en Excel (.xlsx). Es gratuita, se descarga sin registrarte y funciona en Excel y en Hojas de cálculo de Google, que abre y edita archivos .xlsx. Está pensada para un estudio de pilates, pero sirve para cualquier clase con aforo y bonos: yoga, barre o entrenamiento funcional.

Tiene cuatro hojas. Las columnas con la cabecera oliva las rellenas tú; las de cabecera gris son fórmulas y se calculan solas, así que no escribas encima: si lo haces, borras la fórmula y la hoja deja de cuadrar. La fila amarilla de cada hoja es un ejemplo; bórrala o sobrescríbela cuando empieces.

Qué incluye: el formato de control de asistencia a clases

La lógica es sencilla: cada fila de «Asistencia» es una alumna en una clase. De ahí salen las sesiones que ha gastado cada una y lo llena que va cada clase, sin que tengas que sumar nada.

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Guarda tu copia. Descárgala y ábrela en Excel, o súbela a Google Drive y ábrela con Hojas de cálculo de Google si la vais a usar dos personas.
2. Da de alta a tus alumnas. Una fila por alumna y bono en «Alumnas»: nombre, tipo de bono, sesiones compradas, fecha de compra y caducidad. Escribe el nombre siempre igual; mejor aún, cópialo de esta hoja cada vez que lo necesites en otra.
3. Crea las clases de la semana. En «Clases», una fila por sesión, con un ID que no se repita: la plantilla propone juntar fecha, hora y tipo, como 2026-10-06-0900-REF. Pon el aforo real; en reformer, el número de máquinas que funcionan.
4. Apunta cada reserva. Cuando una alumna reserve, añade una fila en «Asistencia» con la fecha de la clase, su ID y el nombre de la alumna, escrito igual que en «Alumnas». No te saltes la fecha: el bono solo cuenta las sesiones desde su fecha de compra. Deja «Asistió» en blanco hasta que pase la clase.
5. Marca la asistencia al acabar. Sí si vino, Canceló tarde si avisó fuera de plazo y No si no vino. En los dos primeros casos «Descuenta sesión» se pone en Sí y esa sesión sale de su bono. Si alguien falta sin avisar y en tu estudio eso cuenta como sesión gastada, márcalo como Canceló tarde, porque «No» no descuenta. Si cancela a tiempo, borra su fila y la plaza queda libre.
6. Revisa las alumnas cada semana. En «Alumnas» verás las sesiones restantes y el estado de cada bono. Filtra por Agotado y Caducado y sabrás a quién escribir para renovar.
7. Mira la ocupación. En «Clases», la ocupación (asistencias entre aforo) te dice qué horarios se llenan de verdad y cuáles van flojos. Con unas semanas de datos puedes decidir mejor el horario; tienes ideas en cómo llenar las clases de horas valle.

Plantilla Excel para bonos de clases: sesiones y caducidad

El estado del bono sale de dos datos: la fecha de caducidad y las sesiones restantes. Si ya pasó la fecha, está Caducado, aunque le queden sesiones; si no le quedan sesiones, Agotado; si no, Activo. Y solo cuentan las sesiones desde la fecha de compra del bono.

Un ejemplo: una alumna compra el 1 de octubre un bono de 8 sesiones que caduca el 31 de octubre. Viene 6 veces y cancela tarde una: la plantilla le descuenta 7 y le queda 1. Si pasa el 31 de octubre sin usarla, el bono aparece como Caducado.

Cuando una alumna renueve, añade otra fila en «Alumnas» con su mismo nombre, el bono nuevo y su fecha de compra: como cada fila solo cuenta desde su fecha de compra, el bono nuevo empieza de cero. Deja la fila anterior como historial, pero no la mires para saber lo que le queda, porque sigue sumando las clases nuevas. Si aún estás decidiendo qué bonos vender y a qué precio, lee cómo plantear los bonos de pilates.

Excel para controlar la asistencia de alumnos: lo que no hace

Una hoja de cálculo ordena, pero no trabaja por ti. Antes de confiarle tu estudio, conoce sus límites:

• No avisa a nadie. Ni a la alumna cuyo bono caduca mañana ni a la siguiente de la lista cuando se libera una plaza. Los mensajes los mandas tú.
• No cobra. Puedes apuntar quién ha pagado, pero el cobro, el recibo y la factura van por otro lado.
• No hay lista de espera. Ves que una clase está llena comparando «Reservas» con el aforo, pero la hoja no guarda el orden de quién esperaba ni ofrece la plaza a nadie.
• Se desincroniza si la usan dos personas. Si recepción y una instructora trabajan cada una con su copia, acabaréis con dos versiones distintas. Compartirla en Hojas de cálculo de Google ayuda, porque editáis el mismo archivo, pero nada impide que dos personas den la misma última plaza a la vez.
• Depende de que escribas igual. Para una fórmula, «Lucía G.» y «Lucia G.» son dos alumnas distintas, y la sesión no se descuenta donde toca.
• Tiene las filas contadas. Las columnas grises traen la fórmula puesta en un número limitado de filas; cuando llegues al final, cópiala hacia abajo o empieza un archivo nuevo cada trimestre.

Cuándo pasar de la hoja a un software

La plantilla aguanta bien mientras la lleve una sola persona y tus alumnas reserven por mensaje. Estas son las señales de que se te ha quedado corta:

• Actualizarla después de cada clase se te acumula.
• Hay más de una persona apuntando reservas.
• Te escriben para preguntar cuántas sesiones les quedan.
• Tienes lista de espera y se te escapan plazas.
• Cobras cuotas mensuales y cada mes persigues pagos.

En ese punto, un programa hace lo mismo sin que lo teclees. Tentare, por ejemplo, tiene check-in y control de asistencia, bonos con caducidad y lista de espera automática, y tus alumnas reservan y cancelan solas desde el móvil. Si ya tienes a tus alumnas en esta plantilla, su importador lee Excel. Tentare es gratis hasta 150 alumnas activas y 250 reservas al mes; y si prefieres otras herramientas sin coste, mira qué más puedes montar con software de pilates gratis.