Cancelar tarde no es lo mismo que cancelar
Una alumna que avisa el día antes te deja tiempo para llenar el hueco. Una que avisa veinte minutos antes te deja una plaza vacía y una clase que ya no puede crecer.
Todos los estudios lo saben y casi ninguno lo aplica, porque aplicarlo a mano significa acordarse de quién canceló cuándo, y tener esa conversación incómoda una por una. El resultado habitual es una política escrita en las condiciones que no se cumple nunca — que es peor que no tenerla, porque las que sí la respetan ven que a las demás no les pasa nada.
Lo que hace falta no es más dureza: es que la regla se aplique sola y por igual, y que quede claro por escrito qué pasó en cada caso.
La ventana: dónde pones la línea
Es el único ajuste imprescindible. Antes de la línea, cancelar es gratis; después, tiene consecuencias. Las horas las decides tú y pueden ser distintas por tipo de clase — es habitual cerrar el reformer con más antelación que el mat, porque encontrar quien lo cubra cuesta más.
A partir de ahí, lo que cambia es qué pasa con su sesión. Y ahí hay más casos de los que parece.
Qué pasa con su bono
Todo esto lo hace ella, desde su portal, dentro de la ventana que tú configuraste — no un paso de mostrador que tengas que resolver a mano. Cancela, ve si recupera la sesión, y si tiene plaza fija, la pausa o la retoma cuando quiera. A ti te llega hecho, no por hacer.
Fíjate en dos filas. La primera: una cancelación tardía no le devuelve la sesión, pero sí libera la plaza. Son decisiones separadas a propósito; castigar a quien canceló tarde no debería costarte además la plaza.
La segunda: si eres tú quien cancela una clase, el bono no vuelve por defecto —es tu decisión y la gestionas como quieras—, pero si la clase se cae sola por no llegar al mínimo de asistentes, el bono siempre se devuelve. Esa no es decisión de nadie, y no puede pagarla la alumna.
Y si quieres, cobrar por la plaza perdida
Esto es opcional y viene apagado. Puedes fijar un importe por cancelación tardía y por no presentarse, con la tarjeta que la socia ya tiene guardada. Antes de que se cobre nada, el sistema comprueba tres cosas.
El guard de consentimiento merece un párrafo. No se guarda «versión 3 de los términos»: se guarda el texto completo que la socia aceptó. Así, en cuanto activas la penalización y la cláusula entra en tus condiciones, todas tus alumnas actuales dejan de tener consentimiento vigente para esto — automáticamente, sin que tengas que revisar una lista— y vuelven a tenerlo cuando aceptan el texto nuevo. Es la diferencia entre poder demostrar qué aceptó cada una y suponerlo.
El problema contrario: la clase que sale con dos
Cancelar tarde no es el único agujero. También está la clase que se sostiene con tres personas y a la que le pagas la hora completa a una instructora. Puedes fijar un mínimo de asistentes: si dos horas antes no se alcanza, la sesión se cancela sola, se avisa a quien había reservado y se le devuelve su sesión.
Dos horas fijas, no configurable. Es el margen que deja a la gente reorganizarse sin dejar de ser un aviso con tiempo — y como la regla es opcional, quien la activa ya sabe lo que implica.
Si tu problema es más de fondo —franjas que van medio vacías todas las semanas— eso no se arregla cancelando, se arregla mirando los números: está en informes y rentabilidad, y la guía reduce las cancelaciones de última hora entra en las tácticas.