Cancelar tarde no es lo mismo que cancelar
Una alumna que avisa el día antes te deja tiempo para llenar el hueco. Una que avisa veinte minutos antes te deja una plaza vacía y una clase que ya no puede crecer.
Todos los estudios lo saben y casi ninguno lo aplica, porque aplicarlo a mano significa acordarse de quién canceló cuándo, y tener esa conversación incómoda una por una. El resultado habitual es una política escrita en las condiciones que no se cumple nunca — que es peor que no tenerla, porque las que sí la respetan ven que a las demás no les pasa nada.
Lo que hace falta no es más dureza: es que la regla se aplique sola y por igual, y que quede claro por escrito qué pasó en cada caso.
La ventana: dónde pones la línea
Es el único ajuste imprescindible. Antes de la línea, cancelar es gratis; después, tiene consecuencias. Las horas las decides tú y pueden ser distintas por tipo de clase — es habitual cerrar el reformer con más antelación que el mat, porque encontrar quien lo cubra cuesta más.
A partir de ahí, lo que cambia es qué pasa con su sesión. Y ahí hay más casos de los que parece.
Qué pasa con su bono
Todo esto lo hace ella, desde su portal, dentro de la ventana que tú configuraste — no un paso de mostrador que tengas que resolver a mano. Cancela y ve si recupera la sesión; si tiene plaza fija, cancela solo esa clase y la semana siguiente su plaza sigue ahí. A ti te llega hecho, no por hacer.
Fíjate en dos filas. La primera: una cancelación tardía no le devuelve la sesión, pero sí libera la plaza. Son decisiones separadas a propósito; castigar a quien canceló tarde no debería costarte además la plaza.
La segunda: cuando se cae una clase entera —la cancelas tú, no llega al mínimo de asistentes o cierras el centro—, el bono vuelve por defecto. No lo ha decidido la alumna. Si prefieres otra cosa, es un solo ajuste para los tres casos.
Y si quieres, cobrar por la plaza perdida
Esto es opcional y viene apagado. Puedes fijar un importe por cancelación tardía y por no presentarse, con la tarjeta que la socia ya tiene guardada. Antes de que se cobre nada, el sistema comprueba tres cosas.
El guard de consentimiento merece un párrafo. No se guarda «versión 3 de los términos»: se guarda el texto completo que la socia aceptó. Así, en cuanto activas la penalización y la cláusula entra en tus condiciones, todas tus alumnas actuales dejan de tener consentimiento vigente para esto — automáticamente, sin que tengas que revisar una lista— y vuelven a tenerlo cuando aceptan el texto nuevo. Es la diferencia entre poder demostrar qué aceptó cada una y suponerlo.
El problema contrario: la clase que sale con dos
Cancelar tarde no es el único agujero. También está la clase que se sostiene con tres personas y a la que le pagas la hora completa a una instructora. Puedes fijar un mínimo de asistentes: si dos horas antes no se alcanza, la sesión se cancela sola, se avisa a quien había reservado y se le devuelve su sesión.
Dos horas fijas, no configurable. Es el margen que deja a la gente reorganizarse sin dejar de ser un aviso con tiempo — y como la regla es opcional, quien la activa ya sabe lo que implica.
Si tu problema es más de fondo —franjas que van medio vacías todas las semanas— eso no se arregla cancelando, se arregla mirando los números: está en informes y rentabilidad, y la guía reduce las cancelaciones de última hora entra en las tácticas.
Y las clases a las que no debería apuntarse cualquiera
Hay clases con requisitos: un avanzado, un grupo reducido con máquina, algo que pide una valoración previa. Puedes marcarlas como solo para alumnas autorizadas y decidir tú, una por una, quién entra.
No se hace con un «nivel» del 1 al 3 en la ficha, y es a propósito: eso da por hecho que tus clases se ordenan de menor a mayor, y en un estudio conviven Máquina, Suelo, Gyrotonic y Yoga además de gentil, intermedio y avanzado. «Autorizada a Gyrotonic» no es un escalón por encima de «autorizada a Suelo». Con una lista por alumna autorizas exactamente lo que quieres.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cancelarle yo la reserva o dársela de baja de la plaza fija?
No. Lo hace ella desde su portal, dentro de la ventana que hayas configurado — sin escribirte para avisarte. Si tiene plaza fija, cancela solo esa clase y su plaza sigue ahí la semana siguiente. A tu panel llega ya resuelto.
¿Tengo que cobrar por cancelar tarde?
No, y viene desactivado. La penalización económica es opcional y muchos estudios funcionan bien solo con la ventana de cancelación y con no devolver la sesión. Actívala si tu problema es que las plazas se quedan vacías a última hora de forma sistemática.
¿Se cobra sola o tengo que aprobarla?
Por defecto, aprobación manual: la penalización aparece en tu panel y se cobra solo si le das al botón. Puedes ponerla en automático, pero es una decisión que tienes que tomar tú, no el valor por defecto.
¿Y si una alumna aceptó las condiciones antes de que yo activara esto?
Entonces no se le cobra. El consentimiento se guarda con el texto legal completo que aceptó, no con un número de versión: en cuanto añades la cláusula de penalización, quien firmó el texto anterior deja de tener consentimiento vigente para esto — automáticamente, sin que tengas que revisar a nadie.
Si alguien cancela tarde, ¿su plaza se queda bloqueada?
No. La plaza se libera igual y se ofrece a la lista de espera. Que ella pierda la sesión y que la clase salga llena son dos cosas distintas, y castigar lo primero no debería costarte lo segundo.
¿Puedo tener una política distinta para el reformer y para el mat?
Sí. La ventana de cancelación, el importe de la penalización y el mínimo de asistentes se pueden fijar por tipo de clase, heredando lo del estudio en lo que no toques.
¿Qué pasa si marco un no-show por error?
Lo reviertes y la penalización queda registrada como revertida, sin cobrarse. Ese histórico es a propósito: quedan por escrito tanto las que se cobraron como las que no y por qué.