Piensas en meses porque tu software te da informes mensuales. Pero tu negocio ocurre por clases — y hay franjas que llevan un año costándote dinero sin que nadie lo haya mirado.
Ingresos del periodo, evolución diaria y ventas por tipo — el panel real, no una maqueta.
Margen por clase concreta · Ocupación por tipo · Retención por cohorte
El mes cuadra. La clase de las 10:00 no
Un informe mensual te dice que has facturado bien. Lo que no te dice es que el mat de los martes a las 10:00 lleva catorce semanas con tres personas, y que cada una de esas sesiones te cuesta dinero.
Es el punto ciego de casi todo el software de gestión: agrega por periodo porque es lo fácil, y la unidad económica real de un estudio de Pilates no es el mes — es la clase. Una sala, una hora, una instructora pagada y entre tres y diez personas que han llegado ahí por caminos de pago distintos.
Y hasta que no separas esa unidad, las decisiones se toman a ojo: se sube el precio general en vez de mover una franja, o se quita la clase equivocada porque «esa parece que va floja».
Cómo se calcula el margen de una clase
Aquí está el detalle que hace que la cifra sirva. El ingreso de una clase no es el precio de la clase por el número de asistentes: cada persona aporta lo que de verdad está pagando por estar ahí, según su plan.
Punto de equilibrio · al precio medio por sesión del estudio3 asistentes
Ninguna de las seis paga lo mismo por estar en esa clase, y ese es justo el dato que un ingreso mensual agregado esconde. El coste sale de la tarifa/hora real de quien la dio, no de una media.
Cómo paga
Lo que aporta a esa clase
Bono de sesiones
Precio del bono dividido entre sus sesiones
Cuota mensual
Precio mensual repartido según las veces que viene de verdad al mes
Clase suelta
El precio de la clase suelta
Sin plan que cubra esa clase
El precio puntual de la sesión, si lo tiene
El reparto de la cuota mensual es la parte interesante. Una alumna de mensualidad que viene cuatro veces al mes aporta el doble por clase que otra, con la misma cuota, que viene ocho. Es la razón por la que las clases más llenas de un estudio no siempre son las más rentables.
Al otro lado está el coste: la tarifa por hora de quien dio esa clase, multiplicada por su duración real. No una media del equipo.
Y lo que la cifra no incluye
Un informe de rentabilidad que no dice dónde termina es peor que no tenerlo, porque invita a decisiones caras. Estos cuatro huecos están escritos dentro del propio cálculo, no en una nota al pie:
Lo que el margen NO incluye
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Coste de sala
El esquema no tiene alquiler ni coste/hora de sala. Se omite en vez de aproximarlo a ojo — por eso la cifra se llama «margen sobre coste de instructora» y nunca «margen total».
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Instructora sin tarifa fijada
El coste y el margen salen «—», no cero. Un cero falsearía el margen al alza y haría parecer rentable una clase que no se ha medido.
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Clase suelta cobrada en mostrador
Un cobro suelto no queda ligado a la sesión, así que esa asistente no suma ingreso aquí aunque haya pagado. Casarlo por fecha sería una heurística frágil.
−
Quien no se presentó
Un no-show no cuenta como ingreso de esa clase. El informe lo trata como señal de retención, que es otra pregunta.
Un informe de rentabilidad que redondea los huecos hacia arriba es peor que no tenerlo: te hace subir precios donde no toca. Estos cuatro límites están escritos en el propio cálculo.
Se llama «margen sobre coste de instructora» en todas partes
Y no «margen» a secas ni «beneficio». Mientras no exista un coste de sala en el sistema, ampliar el nombre sería prometer una foto completa que no es. La cifra sirve para comparar clases entre sí y detectar las que están por debajo del punto de equilibrio — no para calcular tu beneficio real.
El resto del informe
Alrededor del margen hay lo que se mira cada semana, con cuatro periodos: semana, mes, últimos tres meses y año.
Ingresos del periodo
Total cobrado, número de cobros y cuántas alumnas distintas han pagado, con la evolución por día.
Ventas por tipo
Planes, bonos, clases sueltas y otros — con la variación frente al periodo anterior de igual duración.
Ocupación por tipo de clase
Plazas ocupadas sobre aforo. Donde se ven las franjas que salen medio vacías todas las semanas.
Retención por cohorte
Qué porcentaje de las que entraron cada mes sigue viniendo. La métrica que anticipa el problema antes de que se vea en la caja.
Estado de tus clientas
Cuántas activas, cuántas con bono en curso y cuántas llevan más de 30 días sin aparecer.
Margen por clase
La tabla completa del periodo, ordenada por peor margen primero — que es por donde querrías empezar a mirar.
Cuando la variación no se puede calcular porque el periodo anterior estaba a cero, se dice «sin datos previos» en vez de enseñar un cien por cien que no significa nada.
Quién ve cada cifra
El informe no es un bloque único con un interruptor. Hay dos niveles, porque hay dos tipos de dato:
Ingresos y ocupación
Coste y margen por clase
Propietaria
Sí
Sí
Gerencia
Sí
Sí
Recepción
Sí
No — solo el ingreso
Instructora
No
No
La distinción está en que el coste sale de la tarifa de una compañera. Recepción gestiona cobros y por eso ve ingresos, pero no tiene por qué poder deducir lo que cobra cada instructora.
Sacar los datos
Dos vías, pensadas para lo que se hace de verdad con esto: CSV con todos los cobros del periodo —todos, paginando en el servidor, no los primeros mil— para trabajarlo en una hoja de cálculo o mandárselo a tu asesoría, y PDF guardando el informe desde el propio navegador.
Si lo que necesitas es el resumen anual de ingresos e IVA para la gestoría, eso vive en el cierre de año, dentro de facturación.
