Un estudio de Pilates no vende una sola cosa
El software genérico de fitness asume que hay socios con una cuota. Un estudio de Pilates tiene, a la vez, gente con bono, gente con mensualidad, gente que viene suelta y gente que lleva tres años en el mismo hueco de los martes.
Que convivan importa porque la alternativa —forzar a todo el mundo al mismo modelo— es la vía rápida a perder a quien no encaja. La alumna que solo puede venir cada quince días no quiere una mensualidad, y si se la impones se va.
Lo que puedes definir en un plan
Un plan no es solo un precio. Es un precio con reglas, y las reglas son las que hacen que el mismo catálogo sirva para un estudio de barrio y para uno con lista de espera.
Al reservar, el sistema comprueba estas reglas antes de dar la plaza. No es una etiqueta informativa: si el bono no cubre ese tipo de clase, la reserva no entra. Cómo se aplica cada regla está en reservas online.
La plaza fija: el modelo que casi nadie modela
Es probablemente el formato más español y el peor cubierto por el software internacional. Una alumna no reserva cada semana: tiene su sitio, y la conversación con el estudio va de qué pasa cuando falta, no de si le queda plaza.
La plaza se ancla a un hueco —día de la semana, hora local y sala— y sus reservas se materializan solas con antelación. Si trabajas con mapa de puestos, puede ser incluso «su reformer», el número cuatro, el de la ventana.
Vacaciones, festivos y el cierre de agosto
Cierras una semana y de repente tienes un problema administrativo: nadie debería perder días de bono por un cierre tuyo, pero tampoco vas a entrar en cincuenta fichas de una en una. Seleccionas a las alumnas y amplías la caducidad de todas a la vez, los días que decidas.
Para el caso de una sola alumna que se va de viaje hay algo mejor que ampliar: congelar su plan. Mientras está congelado no corre el tiempo, y al reanudarlo su fecha se empuja exactamente los días que estuvo parada.
Y todo esto, ¿cómo se cobra?
Definir el plan es la mitad; la otra es que el dinero entre sin que persigas a nadie. Las cuotas se renuevan y se cobran solas con la tarjeta guardada, los bonos se pueden comprar desde el portal de la alumna, y todo lo que se cobra —salvo el efectivo— genera su factura si activas la facturación.
El detalle de cómo se cobra, qué pasa cuando una tarjeta falla y cómo se generan las remesas SEPA está en cobros recurrentes. La parte fiscal, en facturación.
Preguntas frecuentes
¿Puede una alumna tener un bono y una cuota a la vez?
Sí, y es más común de lo que parece: la cuota mensual para el mat y un bono suelto para el reformer, por ejemplo. Cada plan cubre los tipos de clase que le digas, y al reservar se usa el que corresponda.
¿Los bonos caducan?
Tú decides. Puedes fijar una validez en días desde la compra o dejarlos sin caducidad. Si la fijas, la fecha se calcula al comprar, no al empezar a usarlo.
¿Qué es exactamente una plaza fija?
Un hueco reservado a nombre de una alumna en un día, hora y sala concretos — y en un reformer concreto si trabajas con mapa de puestos. Sus reservas se crean solas cada semana, sin que tenga que entrar a reservar.
¿Y si una alumna con plaza fija no puede venir un día?
Cancela como cualquier reserva y se le genera una recuperación: un crédito para otra clase, con fecha de caducidad. Es distinto de devolverle una sesión al bono, porque así queda claro qué pagó ella y qué le concediste tú.
¿Puedo congelar la cuota de alguien que se va un mes?
Sí. La congelación empuja la fecha de fin en lugar de comerse los días, así que al volver conserva lo que le quedaba. Es lo que evita la conversación incómoda de agosto.