El coste real de reservar por WhatsApp
Un estudio de sesenta alumnas genera unos cuantos mensajes al día solo para reservar y cancelar. Ninguno es difícil. Todos interrumpen.
Y lo caro no son los mensajes: es que la información vive en una conversación. Nadie sabe cuántas plazas quedan sin contar cabezas hacia atrás, dos personas pueden quedarse con la misma plaza, y si una alumna cancela a las once de la noche esa plaza no se recupera hasta que alguien lo lee por la mañana.
Una página de reservas propia resuelve las tres cosas de golpe, pero solo si sabe aplicar tus reglas. Un formulario que acepta cualquier reserva a cualquier hora crea más trabajo del que quita.
Tus reglas, y las excepciones a tus reglas
Casi todo el software de reservas te deja configurar la política del centro. El problema aparece cuando el reformer y el mat no pueden tener la misma: uno se cancela con 24 horas porque encontrar quien lo cubra cuesta, y el otro admite gente a última hora sin drama.
Siete reglas, dos niveles. Configuras el estudio una vez y escribes solo las excepciones. Que el valor vacío signifique «hereda» y no «desactivado» es importante: sin esa distinción, cada vez que cambias la política general tendrías que repasar todos los tipos de clase.
La página que ven tus alumnas
Esa página es la cara pública de tu estudio y forma parte de la app de marca: sus reservas, sus bonos y su progreso viven en el mismo sitio, con tus colores y tu logo.
Cuando la clase está llena — y cuando se vacía
Una clase completa no es el final del camino: es donde se decide si esa plaza se recupera cuando alguien cancela. Eso lo lleva la lista de espera, que puede promocionar al instante o dar un plazo para aceptar.
Y al otro lado está qué pasa cuando alguien se cae: si recupera su sesión, si la plaza se libera igualmente y si quieres cobrar por una cancelación a última hora. Eso tiene su propia página en cancelaciones y no-shows.
Preguntas frecuentes
¿Mis alumnas tienen que instalarse una app?
No. Reservan desde el navegador del móvil con el enlace de tu estudio. Si quieren, pueden añadirlo a su pantalla de inicio y se comporta como una app, con notificaciones incluidas — pero no es un requisito para reservar.
¿Puedo poner reglas distintas para el reformer y para el mat?
Sí, esa es exactamente la idea. Cada tipo de clase puede sobrescribir las reglas del estudio: antelación, cancelación, si exige bono, si admite lista de espera, si necesita aprobación. Lo que no sobrescribes, lo hereda.
¿Se puede reservar sin bono?
Depende de cómo lo configures. Puedes exigir bono o plan activo en general y dejar una excepción para la clase de prueba, o al revés. La regla se aplica al reservar, no al llegar a la sala.
¿Qué pasa si dos alumnas reservan la última plaza a la vez?
Entra una sola. La comprobación de aforo y la ocupación de la plaza se hacen en la misma operación en base de datos, con bloqueo, así que no hay ventana entre comprobar y reservar. La segunda ve que ya no hay hueco.
¿Puedo revisar las reservas antes de aceptarlas?
Sí, activando la aprobación manual. La reserva entra pendiente y no ocupa plaza ni consume bono hasta que la apruebas; al aprobarla se vuelve a comprobar el aforo en ese momento, porque puede haber cambiado.