Una instructora avisa de que no puede dar su clase. Antes de que llegues a leer el mensaje, el sistema ya sabe quién puede cubrirla y está escribiéndoles por orden.
Candidatas por disponibilidad real · Escalado automático · Cuatro niveles de autonomía
El problema no es la baja. Es todo lo que cuelga de ella
Son las 22:47 y suena el móvil: una instructora no puede dar su clase de mañana. Lo que viene después no son cinco minutos.
Hay que saber quién puede dar esa clase concreta —no vale cualquiera: tiene que saber llevar un reformer, o un prenatal, y estar libre a esa hora—, escribir a una, esperar, escribir a otra, cuadrar el calendario, registrar las horas de quien acabe cubriendo para que la nómina salga bien, y avisar a ocho o diez alumnas antes de que se presenten a una clase que ha cambiado.
Cada uno de esos pasos depende de ti, y casi siempre a la peor hora. El último —avisar a las alumnas— es el que más caro se paga si se olvida, y es justo el que se olvida cuando ya has resuelto lo difícil.
Tentare no hace ese trabajo más rápido: lo quita. Y lo hace con los datos que ya tienes puestos para cuadrar el horario, no con un módulo aparte que haya que alimentar.
Cómo decide a quién avisar, y en qué orden
Lo primero que hace al entrar una baja es separar dos preguntas que se suelen mezclar: quién puede cubrirla y a quién conviene avisar primero. La primera es binaria y no admite matices. La segunda sí, y es donde se decide si repartes la carga o quemas siempre a la misma persona.
Cómo se elige a quién avisar
Primero, quién PUEDE — tres comprobaciones, todas obligatorias
01
Cubre la franja
Su disponibilidad semanal incluye esa hora — o tiene una excepción de tipo «extra» ese día.
02
No está bloqueada
Sin bloqueo esa fecha. Las vacaciones y las bajas médicas se materializan como bloqueos diarios.
03
No choca con otra clase
No tiene ya otra sesión suya solapando ese hueco.
Después, a quién CONVIENE avisar antes — tres pesos
+
Ya ha dado este tipo de clase
Suma. Y si no lo ha dado nunca, resta fuerte: cubrir un reformer con quien solo ha dado mat no es cubrirlo.
+
Va holgada de horas este mes
Suma, comparando sus horas con la media de las candidatas elegibles. Reparte la carga en vez de quemar siempre a la misma.
+
Hace más de tres semanas que no sustituye
Suma. Evita que la sustitución caiga siempre sobre quien más dice que sí.
De ahí sale un top 3. No se avisa a todo el equipo a la vez: se avisa por orden, y solo se pasa a la siguiente si la anterior no contesta.
La propietaria nunca ve una puntuación. Ve el motivo escrito: «ya ha dado esta clase 4 veces — las alumnas la conocen», «este mes va holgada de horas». Un número sin respaldo no ayuda a decidir.
El orden importa más de lo que parece. Avisar a las tres a la vez parece más rápido, pero convierte cada baja en una subasta incómoda entre compañeras y hace que la que más rápido contesta acabe cubriendo siempre. Por eso se avisa por orden y con un plazo.
Qué pasa cuando nadie contesta
Una baja, de principio a fin
1
Marta avisa desde su móvil
Un enlace firmado. Sin instalar nada, sin crear cuenta.
2
Se calculan las candidatas
Quién puede dar esa clase, a esa hora, sin chocar con otra suya.
3
Se contacta y se escala
Email primero; si no contesta, recordatorio y siguiente candidata.
4
Lucía acepta
Calendario y horas al día, y las alumnas ya saben quién les da la clase.
Aquí es donde un sistema de sustituciones se gana el sueldo o no sirve de nada. Mandar un email y esperar no es automatizar: si la primera candidata está dando clase, o dormida, ese email no se lee a tiempo y la clase se cae igual.
Qué pasa si la primera candidata no contesta
→
Se avisa a la primera candidata
Por email, con un enlace para aceptar o rechazar de un toque.
⏱
Pasada la primera ventana, recordatorio
Y esta vez también por WhatsApp o SMS si tiene teléfono. Un email a las 23:00 no se lee; un WhatsApp sí.
⏱
Pasada la segunda, se pasa a la siguiente
La anterior deja de ser la candidata activa. Nadie tiene que decidir cuándo rendirse.
!
Si se agota el top 3, avisa a la propietaria
Con las opciones sobre la mesa: reprogramar, cancelar avisando a las alumnas, o cubrirla tú. Nunca te enteras al llegar al estudio.
Las esperas se calculan sobre lo que falta para la clase, no con un temporizador fijo: dos tramos de un tercio del tiempo restante, con un suelo de 2 minutos y un techo de 45. Una baja a tres días escala con calma; una a dos horas, comprimida.
El recordatorio cambia de canal a propósito. El primer aviso va por email, con un enlace para aceptar o rechazar de un toque; el recordatorio va además por WhatsApp o SMS si la instructora tiene teléfono en su ficha. Es la diferencia entre un aviso que se ve a la mañana siguiente y uno que se ve ahora.
Cuánto le dejas decidir
Ningún estudio empieza dejando que un sistema escriba a su equipo sin mirar. Por eso la autonomía es un ajuste, no una promesa de marketing: eliges cuánto hace solo y lo subes cuando te fías.
Cuánto le dejas decidir — cuatro niveles
Nivel 1
Manual
El sistema te propone a quién avisar. Tú das cada paso.
Todos los planes
Nivel 2
Asistido
Contacta a las candidatas y gestiona los recordatorios. Cuando una acepta, tú lo apruebas.
Todos los planes
Nivel 3
Autónomo
Cubre la baja solo y te lo cuenta después.
Plan Estudio o Cadena
Nivel 3+
Vacaciones
Opera de principio a fin sin molestarte, mientras estás fuera.
Plan Estudio o Cadena
El nivel es del estudio y se cambia cuando quieras. Si un estudio baja de plan con el modo autónomo puesto, el motor cae a asistido en vez de seguir operando una función que ya no está contratada.
La mayoría de estudios arranca en asistido —el sistema hace el trabajo pesado y tú das el visto bueno— y sube a autónomo cuando lleva unas semanas acertando. El modo Vacaciones existe porque el peor momento para una baja es justo cuando la propietaria no está.
Lo que tiene que estar puesto para que funcione
Esto no funciona con magia, funciona con datos. Tres cosas, y las tres se configuran una vez:
La disponibilidad semanal de cada instructora — en qué franjas puede trabajar. Se gestiona en gestión de instructoras, y la propia instructora puede mantenerla al día desde su móvil.
Sus vacaciones y bajas, que se convierten en bloqueos de agenda para las fechas que ocupan.
El historial de clases, que ya se genera solo: de ahí sale saber quién ha dado antes ese tipo de clase.
Confirmar una ausencia no reorganiza tus clases ya programadas
Si una instructora marca dos semanas de vacaciones, eso entra en el cálculo de futuras candidatas, pero no dispara sustituciones automáticas sobre las clases que ya tenía asignadas en esas fechas. Es una decisión deliberada: reasignar media agenda sin que nadie lo pida da más sustos que alegrías. Lo que sí hace el sistema es avisarte de que hay clases sin quien las dé.
Cuatro situaciones reales
22:47
La baja de la noche anterior
Marta avisa desde el sofá. Para cuando abres el móvil por la mañana, dos candidatas ya han recibido el aviso y una ha aceptado. Tú apruebas y se acabó.
07:40
La baja a dos horas de la clase
Aquí no hay margen para esperar 45 minutos entre avisos. Las ventanas se comprimen solas —el suelo son dos minutos— y si el top 3 se agota sin respuesta, te llega la alerta con tiempo para decidir tú.
Lunes
La clase que nadie quiere coger
Un reformer avanzado que solo han dado dos personas. La elegibilidad lo refleja: quien no lo ha impartido nunca baja mucho en el orden, así que no se avisa primero a quien no debería cubrirlo.
Agosto
La propietaria está fuera
En modo Vacaciones el ciclo entero ocurre sin ella: candidatas, contacto, confirmación, calendario, horas y aviso a las alumnas. Lo lee cuando vuelve.
