El problema no es la baja. Es todo lo que cuelga de ella
Son las 22:47 y suena el móvil: una instructora no puede dar su clase de mañana. Lo que viene después no son cinco minutos.
Hay que saber quién puede dar esa clase concreta —no vale cualquiera: tiene que saber llevar un reformer, o un prenatal, y estar libre a esa hora—, escribir a una, esperar, escribir a otra, cuadrar el calendario, registrar las horas de quien acabe cubriendo para que la nómina salga bien, y avisar a ocho o diez alumnas antes de que se presenten a una clase que ha cambiado.
Cada uno de esos pasos depende de ti, y casi siempre a la peor hora. El último —avisar a las alumnas— es el que más caro se paga si se olvida, y es justo el que se olvida cuando ya has resuelto lo difícil.
Tentare no hace ese trabajo más rápido: lo quita. Y lo hace con los datos que ya tienes puestos para cuadrar el horario, no con un módulo aparte que haya que alimentar.
Cómo decide a quién avisar, y en qué orden
Lo primero que hace al entrar una baja es separar dos preguntas que se suelen mezclar: quién puede cubrirla y a quién conviene avisar primero. La primera es binaria y no admite matices. La segunda sí, y es donde se decide si repartes la carga o quemas siempre a la misma persona.
El orden importa más de lo que parece. Avisar a las tres a la vez parece más rápido, pero convierte cada baja en una subasta incómoda entre compañeras y hace que la que más rápido contesta acabe cubriendo siempre. Por eso se avisa por orden y con un plazo.
Qué pasa cuando nadie contesta
Aquí es donde un sistema de sustituciones se gana el sueldo o no sirve de nada. Mandar un email y esperar no es automatizar: si la primera candidata está dando clase, o dormida, ese email no se lee a tiempo y la clase se cae igual.
El recordatorio cambia de canal a propósito. El primer aviso va por email, con un enlace para aceptar o rechazar de un toque; el recordatorio va además por WhatsApp si tu estudio lo tiene conectado y la instructora tiene teléfono en su ficha. Es la diferencia entre un aviso que se ve a la mañana siguiente y uno que se ve ahora.
Cuánto le dejas decidir
Ningún estudio empieza dejando que un sistema escriba a su equipo sin mirar. Por eso la autonomía es un ajuste, no una promesa de marketing: eliges cuánto hace solo y lo subes cuando te fías.
Todo estudio arranca en asistido, el modo por defecto —el sistema hace el trabajo pesado y tú das el visto bueno—, y puede subir a autónomo (plan Estudio o Cadena) cuando lleva unas semanas acertando. El modo Vacaciones existe porque el peor momento para una baja es justo cuando la propietaria no está.
Lo que tiene que estar puesto para que funcione
Esto no funciona con magia, funciona con datos. Tres cosas, y las tres se configuran una vez:
- La disponibilidad semanal de cada instructora — en qué franjas puede trabajar. Se gestiona en gestión de instructoras, y la propia instructora puede mantenerla al día desde su móvil.
- Sus vacaciones y bajas, que se convierten en bloqueos de agenda para las fechas que ocupan.
- El historial de clases, que ya se genera solo: de ahí sale saber quién ha dado antes ese tipo de clase.
Cuatro situaciones reales
Preguntas frecuentes
¿Y si ninguna instructora puede cubrirla?
El sistema te avisa en cuanto se agotan las candidatas, con las opciones sobre la mesa: volver a buscar, reprogramar la clase o cancelarla avisando a las alumnas. Lo que nunca pasa es que te enteres al llegar al estudio.
¿La instructora tiene que instalar una app para avisar de su baja?
No. Avisa desde la app del estudio, con la misma cuenta con la que ve su agenda, o desde un enlace firmado en el móvil, sin instalar nada ni crear cuenta. Es deliberado: cuanto menos cueste avisar, antes te enteras, y el margen para cubrir la clase es justo lo que estás comprando.
¿Puedo seguir aprobando cada sustitución a mano?
Sí, y es el modo por defecto. En asistido el sistema te propone la candidata y no escribe a nadie hasta que das el visto bueno; a partir de ahí la contacta, le insiste y, si acepta, la clase se reasigna sola. Solo pasas a autónomo (plan Estudio o Cadena) si quieres.
¿Cómo sabe el sistema quién puede dar cada clase?
De la disponibilidad semanal que das de alta una vez por instructora, más sus vacaciones y bajas, más las clases que ya tiene asignadas. No hay que enseñarle nada aparte: son los mismos datos con los que cuadras el horario.
¿Y si una candidata no tiene email?
La salta y pasa a la siguiente, y la ficha queda marcada en el panel para que lo completes. El motor no se queda esperando una respuesta que no puede llegar.
¿Las alumnas se enteran de que cambia la instructora?
Sí: el aviso a las alumnas viene encendido para todo el estudio (se cambia en Configuración). En cuanto la sustitución se confirma, les llega por email y en su app. Es el paso que más caro se paga cuando falla, y por eso no depende de que alguien se acuerde de escribirlo.
Si lo que buscas es cómo montar este proceso en tu estudio —con o sin Tentare—, la guía cómo cubrir una baja de instructora sin hacer una llamada lo desmonta paso a paso.