Cómo cubrir la baja de una instructora: protocolo, plazos y lo que dice la ley

Para cubrir la baja de una instructora sin pasar la noche al teléfono necesitas tres cosas preparadas antes de que pase: quién puede dar cada formato y a qué horas, en qué orden avisarlas y cuánto esperar a cada una antes de pasar a la siguiente. Si la baja es médica y la instructora es tu empleada, del día 4 al 15 le pagas tú el 60 % de su base reguladora, y puedes contratar a alguien con un contrato de sustitución.

Por qué una baja se come la noche

Cubrir una clase parece cosa de cinco minutos, pero casi nunca lo es. Lo difícil no es la baja, es todo lo que va detrás: saber quién puede dar esa clase en concreto, escribir a una, esperar, escribir a otra, cambiar el horario y avisar a las alumnas antes de que se presenten.

Cada paso depende de ti y llega a la peor hora. Por eso lo que más tiempo ahorra no es avisar más rápido, sino tener decidido de antemano lo que siempre acabas improvisando.

Lo que tienes que tener preparado antes de la primera baja

• Quién da cada formato. No todas pueden dar reformer, suelo, prenatal o barre. Una tabla sencilla, instructora por formato, evita escribir a quien no puede.
• Cuándo puede cada una. Su disponibilidad semanal, sus vacaciones y las clases que ya tiene. Así no se le ofrece una clase que se pisa con otra suya.
• El orden. A quién avisar primero: quien mejor conoce a ese grupo, quien vive más cerca o quien menos horas lleva ese mes.
• Un solo canal para avisar de la baja. Si una avisa por WhatsApp, otra llama y otra lo dice en el grupo, alguna se pierde.
• Lo que se le paga a la sustituta. Que lo sepa antes de aceptar: si lo cobra como una clase suya o con un extra por avisar tarde.
• El mensaje a las alumnas. Escrito de antemano, en dos versiones: cambia la instructora o se cancela la clase.

El protocolo, paso a paso

1. Que avise cuanto antes y por el canal acordado. Cada hora de margen cuenta. Pídele que avise en cuanto sepa que no puede, aunque sea de noche, y siempre por el mismo sitio.
2. Mira quién puede de verdad. Las que dan ese formato, están libres a esa hora y no tienen otra clase que se pise. Ese es tu listado, en el orden que decidiste.
3. Avisa de una en una, con un plazo para contestar. Escribir a todas a la vez parece más rápido, pero acaba con dos que dicen que sí y una que se queda mal. Una cada vez, con un plazo claro, y si no contesta, se lo recuerdas y pasas a la siguiente.
4. Si nadie puede, decide pronto. Fija una hora límite para decidir: cambiar el formato con la instructora que haya, darla tú o cancelarla. Cancelar con tiempo molesta menos que una clase cancelada en la puerta.
5. Confírmalo por escrito y cambia el horario. La sustituta tiene que saber la hora, la sala y cuántas alumnas hay apuntadas, y el horario tiene que decir quién da la clase.
6. Avisa a las alumnas apuntadas. Que sepan quién da la clase o que se ha cancelado antes de salir de casa. Es el paso que más caro sale cuando falla.
7. Apunta las horas. Para la nómina o para la factura de la sustituta, y para saber a fin de mes quién cubre más.

Cuánto esperar a que conteste cada sustituta

Un plazo fijo no sirve: media hora es muy poco para una clase de pasado mañana y demasiado para una que empieza dentro de una hora. La regla que seguimos en el motor de sustituciones de Tentare es dar a cada candidata un tercio del tiempo que falta para la clase, con un mínimo de 2 minutos y un máximo de 45. Si no contesta en ese plazo, se le recuerda; si en otro plazo igual sigue sin contestar, se pasa a la siguiente (en Tentare, eso lo hace solo el modo autónomo; en el asistido, te avisa a ti para que decidas).

Si la baja es médica: quién paga y si puedes contratar a alguien

Depende de si la instructora es tu empleada o trabaja como autónoma. Para una baja por enfermedad común, esto es lo que dice la Seguridad Social:

Revisa también el convenio que aplicas y el contrato: si prevén un complemento sobre esas cifras, lo pagas tú. Una autónoma solo cobra si está al corriente de sus cuotas; el estudio no le paga nada por su baja, pero tampoco tiene un puesto que guardarle.

Si la que se va de baja es tu empleada, puedes contratar a otra persona mientras dure con un contrato de sustitución (artículo 15.3 del Estatuto de los Trabajadores). No es obligatorio, pero si lo haces, el contrato tiene que decir el nombre de la persona a la que sustituye y el motivo, y puede empezar hasta 15 días antes para que se pasen el trabajo. Para clases sueltas, lo habitual es que las cubran las compañeras o una instructora autónoma que factura por clase. Para tu caso concreto, pregunta a tu gestoría.

Cuánto se paga por hora a una instructora, contratada o autónoma, está en cuánto cobra una instructora de pilates.

Qué decir a las alumnas

Corto, pronto y con la decisión ya tomada. Dos mensajes que sirven tal cual:

Lo de dejar cancelar sin perder la sesión cuando cambia la instructora es una decisión tuya, pero cuesta poco y evita la queja de quien venía por ella.

Que una baja no pare el estudio

El mejor protocolo no salva un horario en el que una sola instructora da todo el reformer de la mañana. Si una baja te deja sin nadie que pueda dar un formato, el problema no es la noche de la baja: es que ese formato depende de una persona.

• Al menos dos instructoras por formato. Aunque la segunda dé solo una clase a la semana, ya conoce la sala y al grupo.
• Que se roten las franjas. Un grupo que solo ha tenido una instructora se va con ella.
• Disponibilidad al día. Una lista de quién puede cubrir que tiene seis meses no sirve de mucho.

Cómo lo hace Tentare

En Tentare, la instructora avisa desde la app del estudio o desde un enlace en el móvil, sin instalar nada. El sistema mira quién da ese formato, su disponibilidad, sus vacaciones y bajas y las clases que ya tiene, y te propone la candidata. En el modo asistido, el que viene puesto, no escribe a nadie hasta que das el visto bueno; después la avisa por correo, con un enlace para aceptar o rechazar, se lo recuerda con los plazos de arriba (también por WhatsApp si lo conectaste) y, si sigue sin contestar, te avisa para que decidas a quién escribir. En el modo autónomo (en el plan gratis, Estudio y Cadena, o con un complemento de 6 €/mes) pasa sola a la siguiente y lo hace todo sin ti.

Cuando una acepta, la clase se reasigna y las alumnas reciben el aviso por correo y en su app (viene encendido y se puede apagar). Si se acaban las candidatas, te avisa con las opciones: buscar otra vez, cambiar la clase o cancelarla avisando a las alumnas. Lo que no hace es reorganizar solas las clases ya programadas cuando apuntas unas vacaciones: te avisa de las que se quedan sin quien las dé. Todo está en sustituciones.