Los términos del software de gestión para Pilates, explicados sin venderte nada.

Software de gestión para estudios de Pilates

Aplicación que centraliza las tareas administrativas de un estudio de Pilates: reservas de clases, cobros y facturación, ficha de cada alumna (historial, bonos, lesiones), calendario de salas e instructoras, y comunicación automática (recordatorios, avisos de cambios).

Sustituye la combinación habitual de agenda en papel o Excel, un grupo de WhatsApp para coordinar al equipo, y una hoja aparte para llevar los cobros.

CRM para estudios de Pilates

Sistema que centraliza el historial de cada alumna —asistencia, bonos, comunicaciones, notas— para que el estudio pueda gestionar la relación con ella más allá de la reserva puntual: recordatorios de renovación, seguimiento de inactividad, avisos personalizados.

App de marca instalable (PWA)

Aplicación web progresiva con el nombre, el logo y los colores del estudio, que una alumna puede instalar en la pantalla de inicio de su móvil desde el navegador, sin pasar por App Store ni Google Play. Se diferencia de una app nativa en que no requiere descarga desde una tienda de aplicaciones.

Multi-centro / cadena de estudios

Gestión de varias sedes de un mismo negocio desde un solo acceso, con datos separados por sede pero configuración compartida —menú, marca— a nivel de cadena. Una instructora puede trabajar en más de una sede, con rol y tarifa propios en cada una.

Estudio boutique de Pilates

Centro especializado, normalmente de aforo reducido (entre 6 y 12 personas por clase), centrado en pocas disciplinas — pilates reformer, mat, a veces yoga o barre — frente a un gimnasio generalista.

El modelo boutique prioriza la atención personalizada y la experiencia de marca sobre el volumen de socios.

Pilates reformer

Modalidad de pilates que se practica sobre una máquina con muelles y una plataforma deslizante — el "reformer" — que añade resistencia variable al ejercicio. Se diferencia del pilates mat (en el suelo, sin máquina) en el coste de la clase y el aforo por sala.

Pilates mat (suelo)

Modalidad de pilates que se practica en el suelo, sobre una esterilla y a veces con accesorios pequeños (aro, pelota, banda). El aforo lo limita el espacio de la sala, no el número de máquinas, por eso la plaza cuesta menos que en reformer.

En los estudios españoles que venden los dos formatos con la misma tarifa, el reformer cuesta de 1,27 a 2,2 veces el suelo.

Punto de equilibrio de un estudio

Ocupación media a partir de la cual los ingresos de un estudio cubren sus costes fijos (local, suministros, seguros, software) y los variables (la instructora de cada clase). Por debajo, el estudio pierde dinero aunque sus clases parezcan llenas a ciertas horas.

Comisión por reserva (marketplace de clases)

Modelo en el que un software de gestión también opera un directorio público donde alumnas nuevas descubren y reservan clase en distintos estudios, a cambio de una comisión sobre cada reserva o cobro captado por esa vía. Es distinto de un software sin marketplace, que no cobra ese porcentaje pero tampoco aporta esa visibilidad.

Lista de espera automática

Función de un software de reservas que, cuando una clase está completa y alguien cancela, ofrece automáticamente la plaza liberada a la siguiente persona apuntada en la lista de espera, sin que el estudio tenga que intervenir a mano.

Tasa de ocupación de una clase

Porcentaje de plazas reservadas sobre las plazas que se ofrecen, por clase, por franja o en todo el horario. Es el número que más mueve la rentabilidad de un estudio, porque los costes de una clase son casi los mismos esté llena o a medias.

Clase valle

Clase en una franja de poca demanda —a menudo media mañana o primera hora de la tarde entre semana— que se llena menos que las de primera hora o la tarde. Cuesta casi lo mismo darla que una clase llena.

Aforo por puesto (o por reformer)

Forma de fijar la capacidad de una clase contando las máquinas o puestos físicos disponibles —cada reformer, cada colchoneta— en lugar de un número de aforo fijo para la sala. Si una máquina se avería, la capacidad de esa clase concreta baja sola, sin tener que cambiar el aforo general.

Plaza fija

Reserva recurrente de una alumna en el mismo horario semanal, sin tener que reservar clase a clase. Suele combinarse con un sistema de recuperaciones para las semanas en las que la alumna no puede asistir.

Recuperación de clase

Sesión que una alumna con plaza fija o bono puede usar más adelante cuando falta a su horario habitual, en lugar de perder esa sesión sin más. El estudio define las condiciones: en cuánto tiempo, en qué otros horarios y con qué límite.

Ventana de cancelación

Plazo mínimo antes del inicio de una clase dentro del cual una alumna puede cancelar su reserva sin penalización y recuperando su sesión o su plaza en el bono. Cancelar fuera de esa ventana suele tratarse como si hubiera asistido.

Penalización por no-show

Cargo económico opcional que un estudio puede aplicar cuando una alumna reserva una clase y no se presenta, sin haber cancelado a tiempo. Requiere tarjeta guardada y, si se hace bien, un consentimiento explícito comprobado antes de cobrar.

Sustitución de instructoras

Proceso por el que un estudio cubre una clase cuando la instructora asignada avisa de que no puede darla: encontrar a alguien disponible con el formato adecuado, actualizar el calendario y avisar a las alumnas ya reservadas.

Puede hacerse a mano (llamadas y mensajes) o de forma automatizada por el software, que ya sabe qué instructoras pueden cubrir cada clase.

Riesgo de dependencia de una instructora

Indicador que mide qué parte de las clases de un estudio dependen de una sola instructora. Un estudio con dependencia alta sufre más si esa persona causa una baja larga, porque hay pocas alternativas reales para cubrir sus clases.

Niveles de autonomía en sustituciones

Distintos grados de intervención de la propietaria en el proceso de cubrir una baja: desde uno totalmente manual (ella busca y decide) hasta uno autónomo (el sistema busca, contacta y confirma sustituta sin que nadie lo apruebe a mano), pasando por un modo asistido intermedio.

Bono de clases vs. suscripción

Dos modelos de cobro habituales en un estudio. Un bono es un paquete cerrado de sesiones que se consumen y caducan; una suscripción es un cobro recurrente —normalmente mensual— que da acceso a un número de clases o ilimitado mientras esté activa.

Difieren en cómo se comporta la caja del estudio (ingreso puntual vs. recurrente) y en el nivel de compromiso que asume la alumna.

Caducidad de un bono de clases

Plazo en el que la alumna tiene que gastar las sesiones de un bono; pasado ese plazo, las que queden se pierden. Tiene que constar por escrito antes de la venta. En 8 de cada 10 estudios españoles revisados que publican el plazo, el bono de 10 sesiones caduca entre los 2 y los 4 meses.

Clase suelta

Una sola sesión que se paga sin bono ni cuota, para quien viene de forma puntual o a probar. Es la opción más cara por sesión: en reformer en grupo, 25 € de mediana en los estudios españoles revisados, frente a 18,75 € con una cuota de una clase semanal.

Cobro recurrente y domiciliación SEPA

Cobro automático y periódico de una cuota o bono con una tarjeta guardada o una cuenta bancaria domiciliada (SEPA), sin que la alumna tenga que pagar a mano cada mes. Incluye normalmente reintentos automáticos cuando un cobro falla antes de darlo por impagado.

Margen de contribución por clase

Diferencia entre lo que ingresa una clase concreta —repartiendo el precio de bonos y cuotas entre las sesiones que cubren— y el coste de la instructora que la imparte, calculado con su tarifa por hora real. Sirve para ver qué clases dan dinero de verdad, no solo cuáles se llenan.

Plan por tipo de clase

Bono o suscripción que solo da acceso a un tipo concreto de clase —por ejemplo, solo reformer— en lugar de a todo el catálogo del estudio. Permite precios distintos según el coste real de cada tipo de clase.

Veri*factu

Modalidad del reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude) en la que el programa envía de forma automática a la Agencia Tributaria el registro de cada factura al emitirla. Es una de las dos formas de cumplir el reglamento; la otra son los sistemas «no verificables», que firman sus registros y no los envían. En las dos, cada registro va encadenado al anterior mediante una huella (hash) y la factura lleva un código QR.

TicketBAI

Sistema de control de facturación de las haciendas forales del País Vasco, equivalente en propósito a Veri*factu pero con su propio régimen técnico y normativo. Navarra tiene su propia normativa foral, y en ninguno de los dos territorios se aplica el reglamento estatal. Un software que cumple Veri*factu no cumple TicketBAI automáticamente: son sistemas distintos.

Ficha de salud operativa

Registro de condiciones, lesiones o adaptaciones de una alumna pensado para que la instructora sepa qué tener en cuenta al dar la clase —no un historial clínico médico. No diagnostica ni prescribe: es una nota operativa, visible solo para quien debe verla.