Software de pilates gratis: qué puedes montar sin pagar y qué pierdes

Sí hay software de pilates gratis, pero con límites. Con una cuenta de Google personal puedes publicar una página de reservas, WhatsApp Business es gratuita y hay planes a 0 € pensados para centros, como Bonsai Seed (hasta 100 reservas grupales al mes y un 3 % extra por cobro) o Flowstark Free (cobros, hasta 50 clientes); Tentare, que escribe esta guía, es gratis hasta 150 alumnas activas y 250 reservas al mes. Sirven para arrancar con pocas alumnas; con bonos, cuotas y varias instructoras, el trabajo a mano crece rápido.

Software de pilates gratis: qué puedes montar de verdad

Hay dos caminos: juntar herramientas generales que puedes usar sin pagar (Google, WhatsApp, una hoja de cálculo) o usar el plan gratuito de un programa de reservas. Esto es lo que ofrece cada opción según su web oficial, a 25 de septiembre de 2026:

Con una combinación sensata —una página de reservas, WhatsApp Business para las dudas y la plantilla de control de asistencia para los bonos— un estudio pequeño puede funcionar sin pagar suscripción. Un aviso sobre Google: según su ayuda, la página de reservas es siempre pública y enseña el nombre y la foto de la cuenta, así que mejor créala con una cuenta del estudio y no con la tuya personal.

Cómo montar un sistema de reservas online gratuito, paso a paso

1. Abre una cuenta de Google para el estudio. Que sea distinta de la tuya personal. En ella tendrás juntas la agenda de citas, los formularios y las hojas de cálculo.
2. Publica tus clases. Si das sesiones privadas o en dúo, la agenda de citas de Google encaja. Si son de grupo, busca una herramienta que admita varias personas por sesión, como el plan gratuito de SimplyBook.me o el de Bonsai, o publica un formulario con las clases de la semana.
3. Lleva la asistencia y los bonos en una hoja. Apunta quién reserva, quién viene y quién cancela tarde, y deja que las fórmulas descuenten las sesiones. La plantilla gratuita que te enlazamos arriba ya lo hace.
4. Usa WhatsApp Business para lo que no cabe. Respuestas rápidas para «¿queda sitio?», un mensaje de ausencia fuera de horario y etiquetas para saber quién tiene bono y a quién le toca renovar.
5. Factura con una herramienta preparada. Si emites facturas, la aplicación gratuita de la AEAT las genera y envía los registros a Hacienda. Según la AEAT, Excel o Word no te hacen entrar en el reglamento de sistemas de facturación si solo los usas para escribir, emitir e imprimir facturas, pero sí si con ellos generas tus libros registro, por ejemplo con una macro.

App para reservar clases gratis: lo que hay y lo que no

Si buscas una app con el nombre de tu estudio en el móvil de tus alumnas, no la vas a encontrar en los planes gratuitos de terceros que hemos revisado: en Bonsai, la app personalizable aparece a partir del plan Starter, y en SimplyBook.me la app de cliente con tu marca no está entre las opciones del plan Free. El de Tentare, que escribe esta guía, sí la incluye, gratis hasta 150 alumnas activas y 250 reservas al mes.

Lo que sí es gratis es la página de reservas: la de Google, la de Square Citas o la de tu plan gratuito se abre con un enlace desde cualquier móvil, y tus alumnas pueden guardarla en la pantalla de inicio. Para empezar, basta. Si quieres ponerla en tu web, tienes los pasos para WordPress, Wix y Squarespace en cómo poner las reservas en tu web.

Lo que pierdes con un programa de gestión de pilates gratis

Montarlo gratis funciona mientras todo pase por ti. Lo que se pierde, sobre todo con el kit de Google, WhatsApp y hoja de cálculo:

• Bonos con caducidad que se controlan solos. Una hoja calcula las sesiones que quedan, pero nadie avisa a la alumna de que su bono caduca el viernes. Si aún los estás diseñando, mira cómo plantear los bonos de pilates.
• Lista de espera. Cuando alguien cancela, eres tú quien escribe a la siguiente, si te enteras a tiempo.
• Cobros recurrentes. Sin cobro automático de cuotas, cada mes persigues transferencias y apuntas quién ha pagado. La agenda de Google, por ejemplo, solo deja cobrar la cita con una suscripción de pago.
• Facturación conectada. La aplicación de la AEAT emite la factura, pero no sabe qué vendiste ni a quién: lo copias tú.
• Reservas de verdad en autoservicio. Con WhatsApp, cada reserva es un mensaje que contestas tú; con una agenda de citas, cada clase de grupo es un apaño.
• Reglas que se cumplen solas. Plazo de cancelación, aforo por máquina, qué pasa con una cancelación tarde: todo depende de que lo recuerdes y lo apliques igual a todas.

El coste oculto de lo gratis: horas, errores e impagos

Lo gratis se paga en tiempo. Haz la cuenta con tus números; aquí va un ejemplo para que veas el orden de magnitud.

Súmale los errores: dos alumnas en la misma plaza porque una reservó por WhatsApp y otra por el formulario, un bono que se descuenta dos veces o ninguna, una cancelación tarde que cobras a una y perdonas a otra. Cada uno cuesta poco dinero y bastante confianza.

Y los datos: una hoja con los teléfonos y correos de tus alumnas es un tratamiento de datos personales. La AEPD ofrece Facilita RGPD, una herramienta gratuita para negocios que tratan datos de escaso riesgo; no sirve si guardas datos de salud, así que no los metas en la hoja.

Cuándo compensa pagar un software

• Vendes cuotas mensuales y cada mes persigues pagos.
• La lista de espera vive en tu WhatsApp y se te escapan plazas.
• Hay más de una persona reservando o dando clase: la hoja se desordena y las bajas de instructoras las cubres a base de llamadas.
• Tienes que emitir facturas: el programa con el que factures tendrá que cumplir el reglamento de sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027 si tu estudio es una sociedad, y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónoma.
• Pasas más horas cuadrando que dando clase.

La cuenta es sencilla: compensa cuando el software cuesta menos que las horas que te quita. Ejemplo: con tu hora a 15 €, uno de 30 € al mes compensa en cuanto te ahorra dos horas al mes. Para comparar precios, planes y permanencias, tienes la comparativa del mejor software para estudios de pilates.

Si llegas a ese punto, Tentare es gratis hasta 150 alumnas activas y 250 reservas al mes, sin tarjeta y sin permanencia; si pasas de ahí, 29 €/mes con IVA. Si empezaste con una hoja de cálculo, su importador lee Excel y te enseña un acta de lo importado, con botón de deshacer. Tienes los planes en precios.